Uw presentatie zorgvuldig en optimaal voorbereiden.
Deze pagina bevat een uitgebreide planning voor een bijeenkomst. Dit kan een congres, een seminar, een productpresentatie of een bedrijfsmanifestatie zijn.
Het geeft u een algemeen houvast van allereerste plan tot de happening zelf.
Iedere situatie is anders, dus pas het draaiboek naar eigen inzicht aan.
Hier heeft u een begin!
De rode tekst (onderaan, vanaf en paar weken vantevoren) is specifiek voor de spreker.
Om uw voordracht nog beter voor te bereiden, kunt u ook de Handleiding Presenteren lezen.
Succes!
| |
| 3 maanden van te voren |
- Concept en doel van de bijeenkomst vaststellen.
- To do list en planning maken.
- Checken of alle spelers kunnen.
- Globaal financieel plan opstellen / afspraken maken.
- Zaal en datum vastleggen.
- Basistekst maken over doel, doelgroep, inhoud en opzet.
- Sleutelfiguren uitnodigen / informeren / om feedback vragen.
- Uitnodiging ontwikkelen, inclusief website.
- Opstellen en verzenden persberichten.
- Altijd nuttig: presentatietraining volgen. Nu inschrijven.
- Eerste go/no go punt.
|
| 2 maanden |
- Feedback en voortschrijdend inzicht analyseren.
- Basistekst over de bijeenkomst optimaliseren.
- Reminder naar keyfiguren en spelers.
- Draaiboek voor het evenement zelf maken.
- Go/no go beslissing
- Uitnodigingen versturen.
- Persberichten opvolgen.
|
| 6 weken |
- Eerste respons op de uitnodiging inschatten.
- Eventuele aanvullende acties, verbreding doelgroep.
- Zaal checken.
- Financiën aanpassen op verwachting.
- Sleutel figuren extra informeren over ontwikkeling.
- Nieuwe persberichten verzenden.
|
| 4 weken |
- Belangstelling voor evenement evalueren.
- Definiteve go / no go beslissing.
- Bijeenkomst met sprekers om onderling af te stemmen.
- Verslag van deze bijeenkomst nasturen.
- Bevestiging zaal.
|
| 3 weken |
- Bevestigingen naar alle betrokkenen versturen.
- Draaiboek optimaliseren
- Spreker start met inlezen, verzamelen materiaal.
- Spreker formuleert kernboodschap en stemt deze af met betrokkenen.
- Bedenken metafoor, beeld dat de lading dekt en titel.
- Spreker maakt mindmap over voordracht.
- Eventueel plannen voorbezoek aan zaal.
- Spreker denkt na over zijn of haar presentatie.
Dit kan onder meer aan de hand van het
Sprankmodel.
|
| 2 weken |
- Bevestigen aan alle bezoekers. Route, kaartje, parkeren, tijden.
- Opzet hand out (na afloop uitdelen!) in elkaar zetten.
- Inventariseren wat er aan techniek nodig is en organiseren.
- Checken of er geen onduidelijheden meer zijn.
|
| 1 week |
- Boswandeling of zoiets om je presentatie in jezelf te repeteren.
- Anekdotes en eigen ervaringen toevoegen.
- Proefpresentatie / generale repetitie in kleine kring.
- Hand out klaar.
|
| 3 dagen |
- Spreker maakt nog eens nieuwe mindmap.
- Spreker leest laatste actuele informatie.
- Spreker legt alle relevante materialen klaar.
- Wie gaat u bedanken en hoe?
|
| 1 dag van te voren |
- Spreker neemt verhaal nog één keer door.
- Check alle data, check hand out.
- Lijstje met wat u precies mee wilt nemen.
|
| Op de dag zelf |
- Stemoefeningen en fysieke warming up.
- Zorg voor ontspannen conditie, nog even wandelen bijvoorbeeld.
- Waarom ben je ook al weer blij met dit verhaal en enthousiast?
- Bloemen voor gasten.
|
| Circa 3 uur van te voren |
- Spreker staakt andere activiteiten en pakt spullen in.
- Stemoefeningen tijdens reis
- Zaal optimaliseren, opstelling stoelen, tafels, podium. microfoon
|
| 1 uur van te voren |
- Spreker is al in de zaal. Rustig acclimatiseren.
- Definitief onderzoek podium, techniek, geluid, sfeer.
- Nog even doorlopen programma met betrokkenen., puntjes op de i.
- Elkaar goede bijeenkomst toewensen.
- Verwelkomen gasten.
|
| 10 minuten van te voren | - Telefoon uit.
- Alles klaar.
- Schouders ontspannen.
- Glaasje water.
|
| 2 minuten van te voren |
- Bewuste ademhaling, laag en rustig.
- Zitten eerste rijen al vol? Stuur mensen naar voren.
- Aarden. Bewust je hele lichaam en vooral je voeten voelen.
- Kernboodschap in jezelf herhalen. Wat is je titel?
|
| 10 seconden van te voren |
- Zelfbewust, rustig naar je plek als spreker lopen.
- Stil zijn en blijven, totdat de zaal stil is.
|
| Go |
- Een glimlach voor de dag toveren.
- Welkom, dit is het beste at ik nu te bieden heb.
- Indien niet vol, dan eerst de voorste rijen vullen.
- Kernboodschap
- Anekdotes / eigen ervaring / bewijsvoering
|
| Slot | |
